Mielikuva kuljettaa

päätä tavoite
tartu voimavaroihin
käännä vaihdetta

somen askeleet
kuuntele ja kouluta
resurssoi, mittaa

Hetkyn ICT Ladies -verkoston yli neljäkymmentä jäsentä suuntasi 9.6.2011 Viking XPRS:llä Tallinnaan. Päivä oli aurinkoinen, taidemuseo Kumun tilat ja innovatiivinen internet-näyttely ihastuttivat, esitykset laivalla herättivät keskustelua ja tarjosivat eväitä eteenpäin.
Menomatkalla Tapani Rinne luotsasi muutoksesta selviytymisen strategioihin. Esimerkki muutostilanteesta voisi olla seuraava: saat tänään sähköpostin, jossa kerrotaan, että yksikkösi toiminta siirretään elokuun alusta Köyliöön ja samalla otetaan pilvipalvelut käyttöön. Miten reagoit? Jo Machiavelli totesi 1500-luvulla, että muutos on yleensä hankalaa.
Aivojen kannattaa hyödyntää totuttuja toimintamalleja, jolloin niissä on kapasiteettia kriisitilanteiden varalta. Keskiajan manaus ”koleera sinun päällesi” on muuttunut muotoon ”organisaatiomuutos sinun päällesi”.
Aivojen mantelitumake pitää ihmisen – ja eläimen – hengissä. Kielteinen ärsyke saa sen tuottamaan uhatuksi tulemisen tunteen, jonka mukaisesti ihminen reagoi. Palaute ”sinun viimeisin raporttisi on täyttä soopaa” saa mantelitumakkeen reagoimaan: joku yrittää pudottaa minua arvoasteikossa alaspäin. Uhka arvostukselle voi vaikuttaa samalla tavalla kuin uhka hengelle.
Jos mantelitumake aktivoituu, ihmisellä on erilaisia eläinmaailmasta tuttuja strategioita:

• taistella
• paeta; en ehdi nyt keskittyä kun on muuta tekemistä
• tekeytyä kuolleeksi; antaa palautteen mennä toisesta korvasta sisään ja toisesta ulos.

Myönteinen ajattelu mahdollistaisi aivojen kuorikerroksen aktivoitumisen  oppivaan ja luovaan tilaan. Tähän päästään, kun viestinnässä määrätietoisesti pidetään esillä tavoitetilaa: mitä hyvää ja arvokasta olemme muutoksella toteuttamassa?
Voiko asioita nähdä toisin? Voiko muutokseen oppia, jos kokee niitä riittävän monta?
Dan Soback selitti, että muutos on kokoelma pieniä valintoja. Jos haluaa kehittää taitoa kuunnnella puolisoa tai lasta, ei riitä, että kuuntelee heitä tunnin. Toistojen määrä ratkaisee. Kuunteleminen pitäisi valita aina kun toinen tulee puhumaan – eikä mennä lukemaan sähköpostia. Pyöriikö mielessä, että kuuntelee, mutta oikeasti ajattelee jotain muuta?
Coaching, valmennus ”on prosessi, jossa coach auttaa yksilöä ottamaan käyttöön voimavarojaan niin, että saavuttaa yhdessä määritellyt tavoitteet”.
Valmentaja kysyy alkuun kuin taksinkuljettaja: Mihin mennään? Mikä on tavoitteesi? Seuraavaksi hän kysyy, missä olet nyt? Miten toimit, mitä ympärilläsi tapahtuu? Valmennus on prosessi nykytilasta tavoitetilaan, jossa valmentaja tukee ja haastaa.
Voiko valmentaja todeta, että tavoitteen saavuttaminen on mahdotonta? Ei, valmentaja ei ole tuomari, joka päättää, mihin toinen pystyy tai mihin ei. Perusajatus on, että jokaisella on riittävät voimavarat mihin tahansa.
Mentorin ja valmentajan ero on siinä, että mentori jakaa tietoaan juniorille, kun taas valmentaja hyvillä kysymyksillä auttaa yksilöä ymmärtämään, miten pääsee sinne, mihin haluaa. Valmentaja ei analysoi yksilöä vaan auttaa tätä tulemaan tietoiseksi itsestään. Hän kysyy säännöllisesti, mitä toinen on tehnyt viime tapaamisen jälkeen. Onko hän muistanut, mitä on sopinut itsensä kanssa?
Yleensä yksilö tiedostaa nykytilan ongelmat. Valmentaja auttaa keskustellen kirkastamaan, mikä voisi olla vaihtoehto. Mihin nämä kiskot johtavat? Mitä muita reittejä voisi olla? Kuka kääntää vaihteen? Sinä itse.
Kun tavoite on kirkas, toiminta keskittyy kohti sitä. Jos tavoitetta ei ole, niin jokainen tie on yhtä hyvä, kuten irvikissa totesi Liisalle ihmemaassa.
Paluumatkalla Helene Auramo, Zipipopin toimitusjohtaja, HelloHelene– ja Älykäs työ -bloggaaja, kertoi sosiaalisen median käyttöönoton parhaista tavoista.
Yrityksen tie sosiaaliseen mediaan vie kahdeksan askeleen kautta. Ensin selvitetään, kuka puhuu yrityksestä ja mitä yrityksestä puhutaan? Tämä voidaan aloittaa googlettamalla yrityksen nimellä ja valitsemalla blogit, foorumit tai videot tai laajemmalla haulla esimerkiksi suomenkieliset sivustot. Pieni yritys voi ottaa käyttöön Google Alertin, jolloin saa sähköposti-ilmoituksen aina kun yrityksen nimi mainitaan. Isolle yritykselle sähköpostitulva voi olla kohtuuton.
Jos yrityksestä puhutaan vain kymmenen kertaa kuukaudessa, sen ei kannata maksaa monitorointipalvelusta. Jos taas monitorointipalvelu hankintaan, pitää selvittää

• työkalun hinta ja sopimuksen kesto
• sopiiko työkalu suomen kieleen
• tarjoaako toimittaja asiakaspalvelua.

Onko monitorointi jatkuvaa? Kuka yrityksessä näkee monitoroinnin tulokset? Jakaako hän tiedon koko organisaatioon? Facebook-monitorointi tuottaa tietoa vain avoimissa tileissä käydyistä keskusteluista.
Toinen askel sosiaaliseen mediaan liittyy henkilöstöön. Mitä henkilöstö saa puhua meistä, missä ja miten? Miten työnantajaa saa kommentoida Facebookissa? Kuka saa vastata eri keskustelualueilla yrityksestä esitettyihin vääriin tietoihin? Onko työntekijän pakko osallistua omilla sosiaalisen median profiileillaan yrityksen sosiaalisen median toimenpiteisiin?
Kun nämä kaksi askelta on selvitetty, ryhdytään laatimaan sosiaalisen median strategiaa, jossa vastataan ainakin seuraaviin kysymyksiin: Mitä on sosiaalinen media? Miksi yritys menee sosiaaliseen mediaan? Mitä kanavia käytetään? Millaisilla resursseilla toimitaan? Mitkä ovat tavoitteet ja miten niitä mitataan?
Sosiaalisen median strategia elää jatkuvasti.
Neljäs askel on sosiaalisen median kanavastrategian valinta. Facebookin fanisivu on yksi mahdollinen valinta. Fanisivulla on seinä, info sekä moderointiohjeet, joissa on hyvä kertoa, millaista sisältöä sivulle ei hyväksytä. Facebook omistaa linkit, joissa kerrotaan, mitä brändejä fanitetaan. NewsFeed-uutisvirtasivulle tulevat viestit kavereilta ja yrityksiltä. Jos ihminen alkaa tykätä jostain sivusta, hän harvoin menee sivulle uudestaan, kun saa sieltä uutisvirtaa omalle sivulleen.
Viides askel on koulutus. Koulutetaanko satoja ihmisiä vai kymmenen hengen sosiaalisen median tiimi?
Kuudes askel on sosiaalisen median tiimin perustaminen. Tiimi huolehtii mm. monitoroinnista, sivun päivittämisestä ja ylläpidosta. Millä tyylillä ison yrityksen kymmenet päivittäjät kirjoittavat? Onko erilaisten kirjoittajien monipuolisuus rikkaus? Miten kirjoittaminen resurssoidaan? Kirjoittaako tietty osasto tiettynä viikonpäivänä vai tiettynä viikkona?
Sosiaalisen median tiimiä varten voidaan perustaa Facebookiin salainen ryhmä, jossa tiimi voi hallinnoida yrityksen pääsivua. Salaisessa ryhmässä ovat keskustelut ja poistettujen materiaalien kuvakaappaukset, joita voidaan käyttää selvitystyössä, jos poistoista valitetaan. Siellä ovat myös dokumentit, viikkoaikataulut, FAQ ja mallivastaukset sekä ryhmächat. Kun tiimiin tulee uusia ihmisiä, tieto ylläpitohistoriasta näkyy heillekin.
Seitsemäs askel on mittaaminen. Yritys oppii mittaamisesta jatkuvasti. Paljonko uusia faneja on tullut? Paljonko vanhoja on poistunut? Ketkä ovat faneja ja mistä he tulevat? Ketkä lähtevät pois? Mitkä tilapäivitykset ovat suosituimpia? Kuinka paljon reaktioita ne saavat aikaan?
Yrityksen sosiaalisen median tien kahdeksas askel on kaiken tämän toteuttaminen ja käyttöönotto.
Mahdolliset kampanjat sidotaan yrityksen pääsivuun eikä niille perusteta erillisiä sivuja.
Tiettyä kanavaa ei pidä mieltää vain markkinointikanavana. Ongelmia syntyy,  jos yritys ei reagoi kanavasta saamiinsa negatiivisiin viesteihin tai tuotetta koskeviin kysymyksiin. Kriisiviestintä kannattaa suunnitella etukäteen, samoin se, miten tieto kriisistä saadaan kaikkia eri kanavia päivittävien kymmenien ihmisten tietoon.
LinkedIn on virtuaalinen CV-pankki. Kun ihminen saa yritykseltä kutsun töihin, hän näkee, ketkä kontakteista ovat töissä kyseisessä yrityksessä ja voi kysyä heiltä lisätietoja yrityksestä. Yritys puolestaan voi etsiä tiettyä tarvitsemaansa osaamista hakusanalla ja suositusten määrällä. Jos henkilö seuraa yritystä, hän saa ilmoituksen, kun yritys haluaa uusia työntekijöitä.
Henkilökohtaiseen LinkedIn-profiiliin saa sovellukset, esim. Slideshare-esitykset tai listan Amazonista lukemistaan kirjoista.
LinkedInissä voi kohdentaa markkinointia kaikille, joilla on tietty ammattinimike tai kaikille, jotka ovat tietyssä yrityksessä töissä. Yrityksestä saa analyysitietoja, esim. mistä yrityksistä työntekijät ovat tulleet ja mihin he ovat menneet.
Parhaimmillaan sosiaalisen median toimisto on yhteistyössä yrityksen markkinointitoimiston ja digitaalisen toimiston kanssa. Mainostoimistossa on luova porukka, digitaalinen toimisto tuottaa aineistoja ja sosiaalisen median toimisto, joka tuntee hyvin eri kanavien historiat, miettii, minne mennään ja miten, mitä päivitetään ja milloin.
Yritys ei voi mennä sosiaaliseen mediaan ennen kuin siihen saadaan johdolta lupa ja resurssit. Miten teidän yrityksessänne sosiaalisen median askeleet etenevät?
Lopuksi Tapani Rinne johdatti meidät NLP:n mukaiseen mielikuvaharjoitteluun, joka voi johtaa todellista harjoittelua parempiin tuloksiin. Mieli ja keho vaikuttavat toisiinsa. Kun seisoo jalkaterät sisäänpäin hartiat kyyryssä katse maassa, niin olo on toisenlainen kuin seistessä jalkaterät ulospäin, selkä suorassa ja katse yläviistossa. Toistettu mielikuva alkaa ohjata toimintaa.
Mielikuvalla voi olla koko, etäisyys, sijainti, väri, liike ja reunat. Nämä kaikki vaikuttavat mielikuvan synnyttämään tunteeseen, oli sitten kyse tavoitteesta tai sen tiellä olevasta esteestä.