Yhteistyöllä laatua projekteihin

miksi-kysyjän
tehokkuus tuo laatua
kuviouintiin

kylmä jäävuori
harmaan veden sylissä
hukkuu miljooniin

Dipolissa 13.-14.11.07 pidettyjen Projektipäivien järjestelyissä oli esimerkillisesti panostettu verkostoitumiseen: esitysten välillä oli vartin tauko, kahvia, teetä ja vettä sai jatkuvasti, puolentoista tunnin lounas nautittiin coctail-pöydissä ja ensimmäisen päivän iltana oli parin tunnin verkostoitumistilaisuus ennen projekti-iltamia. Sääli, tauti söi ääneni muutamaa päivää aikaisemmin ja verkostoituminen ja virikkeet jäivät räpistelyksi. Yskän yltyessä jouduin jättämään illanvietot ja valtaosan luennoista. Erityisesti harmitti, etten päässyt Sytyken järjestämään ketterien menetelmien paneelikeskusteluun, johon olin etukäteen lähettänyt kysymyksenkin. Toivottavasti saan jostain tietää, millaista keskustelua kysymykseni herätti.

Ehdin kuitenkin poimia muutaman idun tiistaiaamupäivän esityksistä.
Anders Ericsson Ruotsin TietoEnatorista kehotti meitä kysymään ”Miksi?” vähintään kerran päivässä – kohteliaasti esimieheltä. Projekteissa tiedetään yleensä, kuka tekee ja koska, mutta harvemmin tiedetään, miksi. Pienet lapset kysyvät jatkuvasti ”miksi?”. Aikuisena työelämässä ja projekteissa on myös hyvä kysyä ”miksi?”.
Projektin ohjaus varmistaa, että joukko kulkee kohti liiketoiminnan tavoitteita – kuten kalat akvaariossa. Jos yksi eksyy kuviosta, hänet on välittömästi korvattava toisella.
Työvälineet eivät ratkaise ongelmia, projektia voi hallita vaikka tavallisella taulukkolaskentaohjelmistolla, kunhan käyttää sitä järkevästi. Tiedämmehän sanonnan: vale, emävale ja tilasto. Viimeksi mainittuja ei pidä tuijottaa liikaa.
Mitä on tehokkuus? Tehdään nopeammin? Tehdään asioita rinnan? Vai tehdään laadukkaammin?
Marjukka Markkanen KPMG:stä luovi harmailla vesillä pohtiessaan, mitä yrityksen johto odottaa projekteilta. Yritysten toimintaympäristöt muuttuvat rajusti ja rahaa palaa epäonnistuneisiin muutoksiin. Strategioissa kerrotaan tavoite, ei välttämättä edellytyksiä tavoitteeseen pääsemiseksi. Toki tahtotilan kuvaaminen on tärkeää, mutta toteutustakin tarvitaan: prioriteetit, vastuut, resurssit ja mitattavat hyödyt.
Osa toiminnasta, jäävuoren huippu, projektoidaan ja seurataan – samalla kun kaikkeen muuhun ”mukavaan puuhasteluun” voi huomaamatta viuhua miljoonia.
Menestyvä yritys valitsee tuottavat kohteet ja pitää sitoumuksensa projektin aikana. Toteuttajien ja johdon näkökulmat pitäisi yhdistää, koska toteuttajat tietävät realiteetit; mikä on mahdollista ja mikä ei. Toteuttajat miettivät, miten asia tehdään ja johto miettii, mitä siitä saa. Toteuttajat toivovat standardeja ja menetelmiä, johto joustavuutta ja nopeaa reagointia. Tarvitaan vuorovaikutusta: miten oma näkökulma ilmaistaan niin, että eri tahojen yhteisymmärrys voidaan saavuttaa.
Muutosten projektointi ei ole oikotie onneen. Johdon seuranta saattaa loppua investointipäätökseen. Johdon tuki ei riitä, tarvitaan johdon tahto.
Sam Ehnholm Epicor Software Finland – EMEA:sta esitteli MS SharePointin avulla välineiden integroinnin merkitystä. SharePoint sinällään ei ole arvokas, ellei siihen voida integroida aiemmin tuotettuja sisältöjä muista järjestelmistä. Demo toimi hyvin: projektin seurantaan saatiin vaivatta erilaisia tietoja, kunhan ne oli viety järjestelmiin. Integrointiperustuu malleihin ja olemassa oleviin työkaluihin. Kyse on siitä, miten työkaluja käytetään ja miten olemassa oleva tieto saadaan esiin.
Muistin Anders Ericssonin varoituksen tilastoihin tuijottamisesta. Toisaalta, vaivatta saatavat halutun muotoiset ja ajantasaiset tilastot antavat päätöksenteolle nopeasti suuntaa – toisin, kuin ennalta määrätyn perusmuodon mukaiset tilastot, jotka pitää etukäteen tilata (tällaiseen törmäsin Virtuaaliammattikorkeakoulun Opintopalveluissa).
Kari Vanhalakka Andrizilta painotti projektien ensimmäistä sataa ”kylmää” päivää: mitä jokainen projektin jäsen tuona aikana ajattelee. Näinä päivinä opittu pyritään siirtämään seuraaviin projekteihin, vaikka jokainen projekti olisikin yksilöllinen. Mitä isompi projekti, sitä tärkeämpiä ovat nuo ensimmäiset sata päivää.
Mieleeni palasivat Anders Ericsson aiemmat ohjeet projektin seurannasta ja tavoitteiden mukaisen kuvion varmistamisesta.
Dipolissa oli runsaasti näytteilleasettajia, mutta mukaani tarttui vain Wakarun faaraon esite Egyptin haaste -projektisimulaatiopelistä. Pelin idea pohjautuu tekemällä oppimiseen ja oivaltamisen; sitä voisi olla hauska kokeilla käytännössä niin projekteissa kuin projektityön koulutuksessa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.