Apotti sytyttää

Tieto piileksii
tietojärjestelmässä –
ei kurkkaa ulos.

Missä tunnukset?
Ja millä näppäimillä
syntyy lähete?

Sekunnin säästö
tuhat kertaa tuo lisää
potilasaikaa.

Systeemityöyhdistys Sytyke ry:n kevätseminaarissa 19.3.2013 H. Onnela kertoi Apotti-hankkeesta. Hän totesi, että lehdissä tulkitaan asioita oudosti, kun hankintamenettely ja vaatimusmäärittely ovat vielä kesken.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeessa vuosina 2012 – 2017 ovat mukana Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kerava ja Kauniainen. Käyttäjät ovat tyytymättömiä nykyisiin tietojärjestelmiin; ne vievät aikaa, kun he mieluummin keskittyisivät edessä olevaan, hoitoa odottavaan potilaaseen. Eri paikoissa potilaalta kysytään uudestaan samoja asioita, tai sitten hänen pitää allekirjoittaa lupalappu, jolla hänen tietonsa saadaan toisesta tietojärjestelmästä.
KanTa on valtion kehittämä potilastiedon pitkäaikaisarkisto. Sieltä löytyy tietoa esimerkiksi potilaan käynneistä muussa kuin omassa terveyskeskuksessa. Mediassa Apotti-hanketta verrataan Viron tietojärjestelmään. Tällöin unohdetaan, että Viron tietojärjestelmä vastaa KanTaa, potilastiedon arkistoa. Sen lisäksi terveyskeskuksissa eri puolilla Viroa on omat potilastietojärjestelmät.
Suomessa on hyviä ja huonoja järjestelmiä, joiden välillä viestit kulkevat kohtalaisen hyvin, mutta joita ei voida integroida keskenään. Potilasta hoitava henkilö joutuu kirjautumaan noin kymmeneen eri järjestelmään, joissa jokaisessa on oma logiikkansa, käyttöliittymänsä ja tapansa käsitellä esimerkiksi lääkitystietoa. ”Millä näppäinyhdistelmällä tässä järjestelmässä tehtiinkään lähete?” Tiedot joudutaan siirtämään manuaalisesti järjestelmästä toiseen, mikä altistaa virheille. IT-tukea saa, jos joku vastaa puhelimeen.
Yksi keskeisistä Apottihankkeen tavoitteista on päästä eroon toimittajariippuvuudesta. Nykyisin jokainen kunta on toimittajaloukussa; asiakkaan tarvitseman tietojärjestelmämuutoksen toteuttaminen voi kestää pari vuotta ja maksaa paljon. Tietokannan rakenne on toimittajan liikesalaisuus. Vaikka rekisterinpitäjä omistaa datan, hän ei saa tietoja ulos tietojärjestelmästä. Toiminnassa tarvittavat raportit tilataan toimittajalta, joka laskuttaa niistä erikseen.
Tanskassa on neljässä vuodessa päästy eroon toimittajista, itse konfiguroitu työnkulut ja päästy paperittomaan sairaalaan. Suomessakin tavoitteena olisi jokin toiminnanohjausjärjestelmä, jota käyttäjät voisivat itse päivittää ja konfiguroida. Kolmen minuutin ajansäästö yhden potilaan hoidossa tuo isot säästöt, kun vastaanotolla käy säännöllisesti parisataatuhatta potilasta.
Apotissa etsitään maailmalta valmisohjelmistoa, joka konfiguroitaisiin itse.
Yleistöstä kysyttiin, ehtiikö kliinistä työtä tekevä lääkäri kirjoittaa rakenteellista tekstiä ja dokumenttia? Ratkaisuna olisi rakenteistaa vain tarpeellinen teksti esimerkiksi sanelemalla. Sovellus tarkistaisi käyttäjältä, että saneltu on ymmärretty oikein.
Jotkin järjestelmät on toteutettu niin huonosti, että niihin saatetaan syöttää tietoja puutteellisesti. Niinpä niistä tulostetut tilastotkaan eivät ole luotettavia. Lääkärithän haluavat ensisijaisesti hoitaa potilaitaan eivätkä tuottaa tilastoja.
Potilastietojärjestelmiin kehitettävillä mobiilisovelluksilla ja toiminnallisuuksilla voisi olla kansainväliset markkinat. Järjestelmäkonsultointia tarvitaan; apua pitää saada useammasta kuin yhdestä pisteestä.
Potilastietojärjestelmän käyttöönotto on valtava projekti. Hankintapäätöksen jälkeen järjestelmää lokalisoidaan ja konfiguroidaan parikymmentä kuukautta. Sen jälkeen viisikymmentätuhatta henkilöä koulutetaan käyttämään järjestelmää. Lisäksi tarvitaan verkko-oppimisympäristöjä, joissa opittua ylläpidetään, vaikka koulutus on parempi aloittaa muualla kuin verkkoympäristössä.
Tanskassa otettiin kerralla käyttöön yli kahdenkymmenentuhannen käyttäjän potilastietojärjestelmä. Suomessa Apotti todennäköisesti otetaan käyttöön pala kerrallaan – kuitenkin pyrkien minimoimaan uuden ja vanhan järjestelmän yhtäaikainen käyttö.
Toiminnan muutos on uuden tietojärjestelmän käyttöönoton ydin. Mediassa kauhistellaan, että eihän toimintaa voida muuttaa tietojärjestelmän pakottamana. Kuitenkin, kun jokin järjestelmä valitaan, siihen on koottu jo valmiiksi pajon hyväksi havaittuja toimintatapoja. Potilaat eri puolilla Suomea eivät ole olennaisesti erilaisia kuin muualla. Mutta onnistuuko työnkulkujen muutos?
Kotiuttaminen on yksi sairaalan kalleimmista prosesseista. Aikoja varataan ja jonoja hallitaan miljoonia kertoja päivässä.
Potilastietojärjestelmän käyttöönottokustannuksista valtaosa on palkkakuluja ja konsulttien palkkioita. Hintaan on laskettu viidenkymmenentuhannen hengen koulutus ja se, että kyseiset henkilöt ovat koulutuksen ajan poissa normaaleista töistään. Hinnassa on mukana myös uuden järjestelmän käyttöönoton aiheuttama kymmenen prosentin tuottavuuden lasku, samoin järjestelmän käyttö- ja lisenssikustannukset kymmeneltä vuodelta.
Kun potilaat pääsevät entistä nopeammin asianmukaiseen jatkohoitoon, niin kuolleisuus vähenee. Miten sen kustannusvaikutus mitattaisiin? Aikaa säästyy, kun järjestelmän viiveet vähenevät. Kymmenen minuutin tai kolmenkymmen sekunnin säästö kerrottuna tuhansilla käyttäjillä on paljon säästynyttä aikaa.
Yleisöstä kysyttiin, mitä säästyneillä sekunneilla tehdään. Niillä voidaan saada uusia potilasaikoja tai lisää laatua potilaan ja lääkärin kohtaamiseen.
Apotin hanketoimisto perustettiin viime vuoden toukokuussa. Sen jälkeen on järjestetty toistasataa työpajaa, joissa sadat käyttäjät ovat määritelleet, miten järjestelmän pitäisi toimia. Toiminnallisuus testataan käyttäjien kanssa ja käytettävyys Aalto-yliopiston asiantuntijoiden kanssa.
Onko sosiaalihuoltoon tarjolla valmista järjestelmää? Terveydenhuolto on eri puolilla maailmaa samanlaista, mutta sosiaalihuolto on Suomessa erilaista kuin muualla.
Apotin on tarkoitus olla tuotannossa vuonna 2017, jolloin Suomi täyttää sata vuotta. Osa kansainvälisistä toimijoista, jotka ovat ottaneet yhteyttä, on osallistunut Kööpenhaminan potilastietojärjestelmän kilpailutukseen – ja joutunut samalla opettelemaan pohjoismaista monimutkaista hankintalainsäädäntöä.