Projektit somessa

Projekti viestii,
kokonaisuus hahmottuu,
teemme yhdessä.

Projektityössä
yhdessätekeminen
motivoi tiimin.

Projektiyhdistyksen ”Tykkäämistalous: projektipäällikön uusi roolimalli on entisaikojen kyläkauppias” –teematilaisuus keräsi yli 30 osallistujaa Eteläranta 10:n auditorioon 26.11.2012.
Pär Österlund, toinen Tykkäämistalous-kirjan kirjoittajista, oli oikeaoppisesti poiminut esitysdioihinsa CC-lisensoituja kuvia. Internet arkipäiväistyi 1990-luvun lopulla, mutta alussa se oli vain karu tietokanta graafisine käyttöliittymineen, jossa ei juurikaan ollut vuorovaikutusta. Sosiaalinen media mullisti netin käytön; sieltä ei enää etsitty vain asioita vaan sinne mentiin etsimään ihmisiä ja verkostoitumaan. Karkeasti raja kulkee 44 vuoden iässä: sitä nuoremmille netissä olennaista ovat ihmiset, sitä vanhemmille tieto.
Mercata perustettiin 1990-luvun nettibuumissa. Sen iskulauseena oli: ”Jos et ole mukana yhteisöllisen kaupankäynnin vallankumouksessa, olet historiaa.” Marcatassa osattiin ala ja mentiin lujaa, mutta puolentoista vuoden kuluttua rahat loppuivat ja ryhmäostaminen jäi historiaan. Kymmenen vuotta myöhemmin Andrew Mason, vailla liiketalouskokemusta, perusti Grouponin, joka kasvaa nopeammin kuin mikään muu. Sama liikeidea, joka Mercatassa ei toiminut, toimii nyt Groupossa. Mitä on tapahtunut?
Nyt tieto kulkee kaverilta kaverille. Sosiaalinen media on muuttanut normejamme tarjousten jakamisesta: Sitä ei enää tuomita. Toki aina löytyy porukkaa, joka kokemuksen syvällä rintaäänellä sanoo, ettei tämä toimi, kun ei toiminut ennekään.
Kaupankäynti on muuttunut. Ostaja saa eri kanavista tietoa, miten voi valita tarpeellisen osan, hänellä on jatkuvasti kännyllä yhteys nettiin ja verkostoihin. Tarpeeseen ostaminen on liian helppoa, niinpä ostetaan kokemuksia, vaikka ilman niitäkin tultaisiin toimeen. Enää ei riitä nopeammin halvemmalla vaan halutaan jotain, mikä on mahtavaa, mitä voidaan muistella. Tuotteen tai palvelun ei tarvitse olla täydellinen, kunhan se on kiinnostava.
Sosiaaliseen mediaan kuuluu sosiaalinen teknologia, toimintamalli ja arkkitehtuuri. Somessa puretaan rajoittavia siiloja ja jaetaan osaamista.
Montako kertaa konttorityössä ruutu vaihtuu? 37 kertaa tunnissa. Yhteen ruutuun on siis aikaa keskittyä puolitoista minuuttia. Keskittymiskyky on kortilla.
Motivaatiota ei voi ostaa rahalla. Tästä Pär Österlund kertoi esimerkin puistossa pelaavista pojista. Kun heille ruvettiin maksamaan pelaamisesta, kerta kerralta yhä vähemmän, he lopuksi lopettivat pelaamisen – vaikka ennen maksua he olivat pelanneet omaksi huvikseen. Maksu muutti ilon työksi.
Raha motivoi vain niin pitkään, kunnes ylimääräinen raha ei enää ole välttämätöntä. Paremmin motivoisivat taito ja hallinnan tunne, tarkoitus ja työn itsenäisyys. Ihminen haluaa keskittyä, valita itse, mitä tekee, tuntea, että työ johtaa johonkin.
Voivatko asiakas ja työntekijä allekirjoittaa yrityksen arvot? Asiantuntija tuo osaamisen lisäksi organisaatiolle arvoa jakamalla tietoa ja auttamalla muita menestymään. Tarvitsemme digitaalisia verkostoja myös erilaisten ihmisten kanssa.
Voiko sinua seurata? Tietävätkö työkaverit toistensa tekemiset kysymättä viikoittain? Pidättekö projektiblogia? Somessa tietoa tulee kysymättä, asuntoa etsivälle kaverille on helppo vinkata, ketkä sopivaa asuntoa tarjoaisivat.
Facebookissa monilla on yli viisisataa kaveria. Sadanviidenkymmenen kaverin nimet voisi muistaa – kuten yhdysvaltalaisissa hutteriittiyhteisöissä. Pienissä yrityksissä ihmiset tuntevat toisensa, isommissa vain osan työkavereistaan. Facebookin maksimi on viisituhatta kaveri, mikä on Platonin mukaan demokratian ihannekoko.
Mikä on kaverisuhteen syvyys ja suhteiden määrä? Vanha koulukaveri auttaa oitis, kun tietää ongelman. Verkostoissa vanhan kyläkauppiaan elkeet toimivat: tervehditään, tarjotaan ylimääräistä palvelua ja ennakoidaan palvelun tarve. Maksuttomilla vertaispalveluilla arki helpottuu vähitellen, apua on helppo pyytää ja kaikki ovat kiitollisia kaikille.
Mikko Sorsa Solu Digitalista kertoi kokemuksistaan yrityksen sosiaalisen median käytöstä projektityössä. Asioita tehdään yhdessä, mutta valtaosa käyttäjistä on etäpisteissä tai liikkeellä. Projektien tilannetiedot ovat netissä, joten pilvipalvelut helpottavat toimittajayhteistyötä ja projektityöskentelyä, kun projektien tilannetiedot ovat valmiina netissä ja älypuhelimet työkäytössä. Oman päätelaitteen ruudulla näkee kaikki tarvitsemansa asiat kymmenistä projekteista, joissa itse on mukana.
EK:n Oivallusraportin mukaan tulevaisuuden työ muistuttaa jazz-improvisaatiota. Työ irtautuu rutiineista eikä työtehtäviä määritellä tarkasti. Johtaminen on viestintää, etenemme kohti kiinteää yhteistyötä ja itseohjautuvuutta. Tärkein voimavara on jalostettu tieto ja toimiva viestintä on projektin elinehto.
Työ viivästyy, jos jokin asia unohdetaan kertoa eteenpäin. Testaajalla saattaa päivittäin olla kysymyksiä, jotka vaikuttavat hänen työnsä etenemiseen. Vaikka asiantuntija istuisi testaajan kanssa samassa ryhmätyötilassa, hän ei ehkä ehdi vastata, jos muut tehtävät vievät hänen aikansa.
Viestintään vaikuttavat sosiaaliset lähiverkot, käytäväkeskustelut, sosiaalinen media, sähköposti ja puhelin.
Miksi tieto ei kulje projektissa? Ehkä tietovirtaa ylös- ja alaspäin suodatetaan eri syistä, asian merkitystä ei ymmärretä tai se kiireessä unohtuu. Viestintätyhjiö täyttyy joka tapauksessa, joten ylikuormitus olisi parempi kuin tiedon puute tai vääristyminen.
Parasta tapaa viestiä ei ole. Välineitä kuitenkin on: SharePoint, pikaviestintä, Lync ja dokumenttien jakaminen, jotka toimivat myös mobiililaitteilla.
Demossa näimme projektin salkkunäkymät, action pointit, riskilistat ja projektidokumentit. Sharepointiin tulee uutissyöte kaikista tarvituista tiedoista kymmenestä eri projektista. Itse voi merkitä jotkin asiat kiireellisisiksi ja pitää muistilistaa samassa paikassa. Näkymään voi poimia dokumentteja ja kollegan tekemisiä, joita työssään tarvitsee. Näin olemassa oleva tieto on kaikkien saatavilla.
Yammer on osa Sharepointia ja Office-työskentelyä, mikä helpottaa sidosryhmien osallistumista. Olisiko Yammerista iloa ketterien projektien hallinnassa?