IIR: Intranet-seminaari 10.-11.12.1996
Marina Congress Center
Intranet: ”Yrityksen sisäinen, omalle henkilöstölle suunnattu suljettu verkko, joka on toteutettu Internet-tekniikoilla kuten WWW, selain, TCP/IP ja HTML.”
IIR:n Intranet-seminaarissa oli yli 80 osallistujaa ja 13 puhujaa. Kuulimme kokemuksia usean yrityksen intranet-projekteista, joista useimmat olivat alkaneet vajaa vuosi sitten. Puhujista valtaosa vaikutti kokemattomilta suuren seminaarin esiintyjinä, mikä on luonnollista, kun aihe on uusi ja siitä saadut kokemukset vähäiset. Päivien paras puhuja oli toisen seminaaripäivän puheenjohtaja, Timo Annala ICL:ltä.
Olemme tietotekniikan kolmannessa aallossa
Avauspuheenvuorossaan teknologiajohtaja Juhani Strömberg TT Tieto Oy:stä kuvasi tietotekniikan neljää aaltoa, joista nyt ollaan kolmannessa, verkon ympärillä keinuvassa aallossa. Ensimmäinen aalto keskittyi tietokoneisiin ja toinen graafiseen käyttöliittymään, neljäs aalto taas korostaa tiedon sisältöä. Web-teknologia lupaa yksinkertaisuutta, joka vähentää tietotekniikan hallitsemattomuutta ja kustannuksia. Myös logistiikka muuttuu: Ensimmäisessä vaiheessa katoaa tavaraa myymälään kuljettava kuorma-auto, seuraavassa vaiheessa katoaa myymäläkin.
Intranet on vain käyttöliittymä
Account Manager Yrjö Benson Oy EDS Ab:stä korosti, että intranet on vain käyttöliittymä verkkoon. Verkon takana olevat yrityksen tiedot, dokumentit ja multimedia pysyvät ennallaan. Jos muutetaan käyttöliittymää, ei koko olemassa olevaa tietoarkkitehtuuria tarvitse sotkea.
Intranet tarjoaa yhtenäisen käyttöliittymän ja ajantasaiset sovellukset koko yrityksen henkilöstölle ilman työlästä ja kallista mikrojen päivitystä. Sovelluskehitystä varten nettiympäristössä on jo paljon valmiina, ja uuden sovelluksen koulutus tutulla käyttöliittymällä on pikku juttu. Varovaisen ennusteen mukaan jo vuonna 1999 suuri osa sovelluksista tehdään intranetiin, vaikka koko käsite keksittiin vasta keväällä 1996.
Runsaiden hyötyjen lisäksi intranetistä löytyy jotain miinuksiakin: Sivujen ylläpito ja tietoturva ontuvat vielä verkkoympäristössä, ja intranet-eksperttejä on aika vähän, lähinnä koulusta tulleita bittinikkareita, joilla on taipumusta sirkusmaisiin käyttöliittymiin.
HPY:llä intranet-sovellukset viedään käsistä
Palvelupäällikkö Tarja Helkamäki Helsingin Puhelin Oy:stä ja konsultti Esa Saukkonen Hewlett-Packardilta kertoivat kokemuksista intranet-projektistaan, joka alkoi huhtikuussa 1996, ja jota edelsi vuoden 1995 lopulla puolentoista kuukauden pilottiprojekti.
Nettiselain käyttöliittymänä ei enää ahdista käyttäjää: Ei tarvitse muistaa PF-näppäimiä, riittää kun painelee punaisia sanoja. Sovellukset melkein viedään käsistä – vaikka niissä on käytetty vain perus-html:ää, jossa ei ole edes kuvia. Ensimmäisen kerran käyttäjät eivät malta odottaa sovelluksen valmistumista, kun aikaisemmin heitä jouduttiin houkuttelemaan uusien sovellusten käyttöönottokoulutuksiin.
Oraclella käytännön työ sujuu vauhdilla
Tuoteasiantuntija Petri Savolainen Oracle Finland Oy:stä kertoi, miten yksinkertainen tekeminen ja kerrostaminen tulee intranetin myötä suosituksi, ja projektit voidaan jopa saada aikataulussa valmiiksi. Kyselyn vastauksen ei tarvitse olla sivu, se voi olla vaikka teollisuusrobotin käden heilautus. Puheessa vauhti oli valtava, ja puolessa tunnissa laukattiin läpi tunnin esitys. Aikaa kysymyksille jäi reilusti, ja tauolle päästiin parikymmentä minuuttia etuajassa. Keskustelussa todettiin, että 3270-isokoneruutujen muuttaminen web-sivuiksi on niin triviaali asia, että on ihme, ettei tällaiseen tarkoitukseen valmissoftaa saa jo ostaa kaupasta.
Petri Savolainen kuvaili projektia, jossa vanhasta fenixillä rakennetusta järjestelmästä saatiin uusi muutaman viikon api-koodin väännöllä. Turvallisuus hoidettiin fenixin puolella, jossa oli sitä varten valmiit rutiinit. Osa koodista pystyttiin uudelleen käyttämään, ja case-välineellä imuroitiin ja dokumentoitiin kannan rakenne.
Silicon Graphics tuotekouluttaa intranetitse
Myyntipäällikkö Jyrki Hattinen Silicon Graphicsista kertoi, että uudet tuotteet koulutettiin tänä vuonna myyntihenkilöstölle entisen Kalifornianviikon sijasta kahdessa nettipäivässä. Kalvot löytyivät webistä ja audio tuli puhelimen kautta, niin että koko intranetiä ei tukittu. Kalvojen alalaidan palkin kautta saattoi välittää kysymyksiä luennoitsijoille. Näin 4000 myyntihenkilön matkakuluissa säästettiin noin 40 miljoonaa markkaa.
Silicon Graphicsin intranetin nykyinen lay-out otettiin käyttöön noin vuosi sitten. Työntekijöille tärkeät osoitteet on kerätty valmiiksi. Esitemateriaali löytyy intranetistä pdf-dokumentteina, ja ne voi siirtää omalle koneelle ja tulostaa paikallisesti. Esitteiden painatuskuluissa saadaan 25 prosentin säästö. Miksi vain 25 prosenttia? Kulttuurit ovat erilaisia: Suomalainen voi hyvin ottaa esitteen intranetistä, kun taas italialainen haluaa sen paperille painettuna.
Mielenkiintoisen esityksen pahin ongelma oli, että esitettyjen intranet sivujen yksityiskohdat eivät näkyneet salissa juuri lainkaan teksteistä puhumattakaan. Kenties joku pian keksii, miten normaalifonttiset web-sivut saadaan näkymään yhdessä huoneessa olevalle suurelle yleisölle.
Merinetin valikot perustuvat tietokantaan
Kehityspäällikkö Peter Bergström Meritasta kertoi kokemuksia Merinetin kehityksestä. Käyttöliittymä on helppo, joten koulutusta annettiin henkilöstölle ehkä liikaakin. Sen sijaan kirjoittajille ei annettu riittävästi koulutusta siitä, miten uudessa ympäristössä kirjoitetaan. Uudet dokumentit luodaan Wordin tukemalla tyylillä, ja itse kirjoitusprosessia varten on tehty hyvin paljon valmiiksi. Dokumentit tallettuvat tilinpitovelvollisuuden vuoksi myös Word-muodossa Audit Trail -järjestelmään.
Merinetin joka sivulla toistuvassa yläpalkissa on linkit järjestelmän tärkeimpiin alueisiin, joita ovat opiskelu, hinnasto, dokumentit aikajärjestyksessä, solo-palvelu ja ruotsinkieliset sivut. Valikkojen välitasot perustuvat tietokantaan, joten valikoista voidaan tehdä verkkomaisia eikä tarvita armeijaa web-mastereita linkkejä ylläpitämään.
Vuosi 1997 on Extranetin vuosi
Intranet Manageraaja Timo Annala kysyi, onko intranetissä kysymys yhtä isosta asiasta kuin sähkön tai tietokoneen keksimisessä. Hän kysyi myös, kuinka monen yrityksen strategiapapereissa mainitaan intranet. Hän ennusti, että vuosi 1997 on extranetin vuosi, joka muuttaa koko bisneksenteon mallin. Riskit ovat pieniä ja teknologia kypsää. Esimerkiksi verkkopankit muuttavat pankkitoimintaa, ja logistiikka on jo muuttumassa. Web-hakurobotit etsivät tarjontaa, joten yritysten kannattaa olla mukana. Extranetissä fokus on asiakkaassa, ei enää oman toiminnan kehittämisessä.
Web ei tietenkään ratkaise atk-hommia: Jostainhan tiedot selaimeen pitää saada. Html-datan tuottaminen ja linkkien ylläpito käsin on tuhoon tuomittu tie. Tärkeää on saada tiedot dynaamisesti, ja tällaisten järjestelmien rakentaminen vaatii osaamista.
Timo Annala hahmotti yrityksen neliportaisen etenemisen intranet- ja extranet-maailmaan:
1) Päivitetään yrityksen strategia ja tehdään ainakin kotisivu webiin. Jos yrityksellä ei ole edes kotisivua, on kuin yrityksen tietoja ei löytyisi puhelinluettelosta.
2) Rakennetaan kevyt intranet yrityksen sisäiseen tiedotukseen.
3) Tehdään oikea intranet-järjestelmä, johon rakennetaan myös tietokanta.
4) Muutetaan yrityksen toimintatapaa.
PC-Superstoren internet-ostospaikassa voi laskea laitteistonsa hinnan
Johtaja Ilkka Kivimäki PC-Superstoresta kertoi yrityksensä internet-palvelusta, joka tarjoaa ostospaikan ja infokanavan eikä yritä pärjätä ajanvietteessä. C:llä ohjelmoidun Microtech-hinnoittelijan avulla myyntimies tai asiakas voi laskea halutun laitteistokokoonpanon hinnan.
Sisulla ei kouluteta nappulatekniikkaa vaan netin mahdollisuuksia ja rajoja
Tietohallintojohtaja Juha-Pekka Nenonen Oy Sisu Ab:n konsernihallinnosta kertoi, mihin traktoreita myyvä yritys, jonka toiminta on business-to-business -kaupankäyntiä, käyttää intranetiä. Intranetin rakentamista varten ei hankittu omaa html-porukkaa vaan käytettiin luotettavia yhteistyökumppaneita. Järjestelmä syntyi Lotus Dominolla, eikä sitä varten tarvinnut kirjoittaa riviäkään html:ää.
Internetistä poimitaan intranetiin yritykselle hyödylliset tiedot valmiiksi, jolloin säästytään joutosurffailulta. Intranet-koulutus ei tietenkään ole nappulatekniikkaa, kun Pihtiputaan mummokin osaa käyttää nettiä, vaan koulutuksessa korostetaan netin mahdollisuuksia ja rajoja: Mitä tapahtuu, jos esimerkiksi väärällä napinpainalluksella keskeneräinen tilinpäätös livahtaa web-sivulle kaiken kansan ihmeteltäväksi. Sivujen ulkoasun pitää säilyä webissä, niin että ei yhtäkkiä jouduta myrkynvihreälle sivulle, jolla on vaaleanpunaista tekstiä. Materiaalin ylläpidon pitää olla mahdollisimman helppoa loppukäyttäjälle.
Isokoneraportit intranetiin Tukossa
Atk-kehityspäällikkö Juha Kari Tuko Oy:stä kertoi, mihin vaikeuksiin törmättiin, kun isokoneen SAS-raportit siirrettiin intranetiin niin, että SASilla ajettiin valmiit raportit tiedostoiksi Windows-NT:hen, josta niitä selattiin Netscapella.
Ensin vanhoista operatiivisista järjestelmistä piti kaivaa esiin niihin vuosien saatossa koodatut dokumentoimattomat käsittelysäännöt. Valmiiksi SASilla tuotetut päivä-, viikko- ja kuukausiraportit veivät yllättävän paljon levytilaa NT:ltä, ja eräajojen toteutus NT:lle tuotti vaikeuksia. Ensimmäiset versiot raporttiajoista veivät noin seitsemän tuntia, mutta aikaa pystyttiin pudottamaan puoleentoista tuntiin. Vaakaraporttien ulkoasu on ongelma Netscapessa, koska näyttöä joudutaan vierittämään sivusuunnassa tai fontti joudutaan muuttamaan pienemmäksi, jolloin se on pienempää myös paperille tulostettaessa. Myös pitkissä raporteissa sarakeotsikoiden näkyminen on ongelma, koska sivunvaihdon käsite on Netscapelle tuntematon.
Tuotevertailut voi tehdä toimialakohtaisissa neteissä
Sai-Lab Tietopankin johtaja Raino Walli näytti tietopankin toimintaa systeemityökaavioiden ja multimedian avulla käyttämällä esimerkkinä verisuonisaksista etsittäviä tietoja. Hän sanoi kaipaavansa muitakin toimialakohtaisia nettejä, jolloin yhden toimialan tuotteet löytyisivät tietystä paikasta. Esim. pesukoneen ostaja olisi hyvin kiitollinen kodinkoneiden tietopankista, josta heti näkisi kaikkien pesukoneiden erilaiset ominaisuudet ja hinnat ja voisi vertailla niitä itse. Raino Walli korosti kuitenkin, että tietopankin myötä myyntimiehet eivät jää työttömiksi, koska ainoa valintakriteeri ei ole hinta ja vertailtavuus.
Yleisö kysyi, voiko toimittaja olla liittymättä tietopankkiin. Jos kaikki tarjouspyynnöt lähtevät tietopankista saatujen tietojen perusteella, niin tietopankkiin kuulumaton toimittaja jää ilman tarjouspyyntöä: Eihän kukaan edes tiedä kyseisen toimittajan olemassaolosta.
Eduskunnan intranetin ylläpito on nopeaa
Tietohallintopäällikkö Olli Mustajärvi Eduskunnasta kertoi, että kansanedustajien intranet-koulutuksessa suurin ongelma on ollut hiiri. Intranetin ylläpito sen sijaan on helppoa. Jos käyttäjän muutostoive ei riko järjestelmän rakennetta, niin toive toteutetaan varttitunnissa. Aiemmin muutostoivetta selviteltiin pari kuukautta, jonka jälkeen ilmoitettiin, että ensimmäinen testiversio muutoksesta saadaan noin puolen vuoden kuluttua.
Joka eduskuntaryhmässä on henkilö, joka keskitetysti ylläpitää kotisivuja. Joidenkin eduskuntaryhmien kotisivut ovat ryhmän omalla serverillä, ja tällöin eduskunnan järjestelmästä on vain linkit sinne. Edustajilla on vuorokausi aikaa tarkistaa puheenvuoronsa ennenkuin ne viedään intranetiin. Reaaliaikaisuudelle ei sinänsä ole mitään teknistä estettä.
Sivu päivitetty 6.10.1999
Eija Kalliala