Käytännön kokemuksia virtuaalityöstä

Käytännön kokemuksia virtuaalityöstä
TTL:n IT-kouluttajien yhdistyksen jäsentilaisuus Heliassa 29.4.2003
ICT-Turun http://www.turkusciencepark.com/ictturku toimitusjohtaja Jaakko Kuosmanen kertoi meille monessa yrityksessä saamansa kokemuksen pohjalta asynkronisesta ja synkronisesta yhteistyöstä, miten virtuaalityössä päästään alkuun, mitkä ovat oikeat välineet eri tilanteisiin ja mikä toimii käytännössä.
TAPSIT
Gartner Groupin ennusteen mukaan virtuaalitiimeistä tulee vuoteen 2006 mennessä pääasiallisin työskentelymuoto neljälle viidestä tietotyön ammattilaisesta. Asynkronisen yhteistyön ja virtuaalikokousten, joilla tarkoitetaan myös kahdenvälisiä puheluita, osuus kasvaa. TAPSIT eli Työasioiden hoito AsiaPuhelimen ja Sähköisen IlmoitusTaulun avulla tarjoaa virtuaalitiimeille jo nyt toimivaan tekniikkaan perustuvan mahdollisuuden yhteistyöhön. TAPSITin avulla asioita voidaan tehdä entistä nopeammin, tehokkaammin ja paremmin, jolloin säästetään aikaa ja rahaa. Siitä hyötyvät kaikki, jotka käyttävät tietokonetta ja puhelinta. Tietokoneen käyttö kertoo, että työasioita on elektronisessa muodossa, puhelimen käyttö puolestaan tarvetta etäyhteyteen. Valtaosa puheluista on saman korttelin sisäisiä, esimerkiksi yrityksen eri kerroksissa työskentelevien ihmisten välisiä.
Organisaatioiden työskentelykulttuurien kehitys
Organisaatioiden työskentelykulttuurin kehitystä voidaan kuvata hierarkkisiten oganisaatioiden suljettuista työhuoneista avokonttoreiden ja liikkuvien nomadien kautta virtuaalitiimeihin. Jaakko Kuosmasella on omakohtaista kokemusta näistä jokaisesta työskentelykulttuurista. Avokonttoreissa tiedonkulku on parempaa kuin suljetuissa kopeissa, ja. avokonttorin idea onkin tiedonvälitys, ei tilansäästö: avokonttorissa istuja kuulee sattumalta paljon tietoa, joka on tärkeää hänen työssään. Avokonttori oli myös joustava tilanteessa, jossa työntekijöiden määrä kymmenkertaistuu vuodessa.. Avokonttorin huono puoli on häiriö: jos yksi tai useampi henkilö puhuu puhelimeen kovalla äänellä, muilla voi olla vaikeuksia keskittyä töihinsä. Työssä tarvitaan sekä yhteistä tilaa että yksityistä tilaa.
Liikkuvassa työssä, jatkuvasti autolla tai muulla kulkuneuvolla paikasta toiseen siirtyvä ihminen tarvitsee yhteystietoja, jotka ovat yrityksen tietokannoissa, mutta joihin ei välttämättä etäältä ole yhteyttä.
Virtuaalitiimit voivat muodostua eri yrityksissä olevista henkilöistä, kun yritys keskittyy ydinliiketoimintaansa ja ulkoistaa muut toiminnot.
Virtuaalitiimit ja TAPSIT
Syyskuun 11. ja sars ovat vähentäneet matkustamista ja saaneet videoneuvottelukauppiaat innostumaan. Kaikkea ei kuitenkaan voida tehdä etänä. Myynnin tuki onnistuu verkossa, mutta luottamus asiakkaan ja yrityksen välillä edellyttää ensikontaktia kasvokkain. Samoin uuden yhteistyökumppanin tapaaminen ensin kasvokkain saa sähköpostin ja muut virtuaaliyhteydet, kuten intranetin, extranetin, internetin, ryhmätyösovellukset, vastaajapalvelut ja keskustelualueet, toimimaan. Esimerkkejä samassa paikassa yhtaikaa olemisesta ovat avokonttori, coctail-tilaisuus ja yhteissauna. Kun ihmisten pitää nähdä toistensa eleet ja ilmeet ja aistia yhteinen tunnelma, videoneuvottelu ei riitä.
Virtuaaliyhteistyössä oikeat kontaktit ovat tärkeitä. Vaikka virtuaaliyhteistyön hyöty kasvaa eksponentiaalisesti käyttäjämäärän kasvaessa, hiljaisen tiedon, kokemustiedon, jakamiseen tarvitaan aitoja kontakteja.
Virtuaalitiimin työskentely TAPSITin avulla onnistuu kahden henkilön välillä erinomaisesti. Jos mukaan tulee kolmas, niin välillä on vaikea tietää, kuka kulloinkin puhuu. Kuitenkin vielä viiden henkilön TAPSIT-kokous tai -työryhmä onnistuu. Jos TAPSITissa on mukana kymmenen henkilöä, tarvitaan jo tiukka agenda ja osaava puheenjohtaja, jotta kokous onnistuisi. Jos mukana on yli kymmenen henkilöä, yhteys on lähinnä yksisuuntainen: yksi puhuu ja muut kuuntelevat.
Jos virtuaalitiimissä on ihmisiä viidestä eri organisaatiosta, niin yhteyksien toimivuuden ja luottamuksen lisäksi törmätään muihinkin käytännön ongelmiin: mihin viedään yhteiset tiedostot? Palomuurit suojaavat organisaatioita, mutta eivät ota huomioon virtuaalitiimejä. Eri organisaatioissa voi olla erilaisia ohjelmistostandardeja, jotka eivät ole keskenään yhteensopivia. Eräs ratkaisu on ASP-palveluntarjoajan ympäristö, johon kaikki virtuaalitiimissä mukana olevat pääsevät. Tämä lienee paras ratkaisu, jos virtuaalitiimin toiminta alkaa yhtäkkiä ja kestää muutaman viikon tai kuukauden: yritysten palomuurien virittely virtuaalitiimejä varten voi viedä tällaisesta työskentelystä kohtuuttoman pitkän ajan.
Erilaisilla yhteistyömuodoilla on erilainen rooli: ne täydentävät toisiaan. Jos virtuaalitiimi työskentelee samassa paikassa eri aikaan, voidaan laaja kalvosarja levittää esimerkiksi ruokalan edessä olevalle ilmoitustaululle, jolloin ihmiset ohikulkiessaan voivat kiinnittää kalvoihin ajatuksiaan keltaisin tarralapuin. Visuaalisuus on aivan eri luokkaa kuin verkossa!
Jos työskennellään missä vain mutta yhtaikaa, voidaan käyttää video- tai puhelinneuvottelua, joka tilataan puhelinoperaattorilta, neuvottelupuhelinta, jolloin kännykästä otetaan samanaikainen yhteys usealle henkilölle, dataneuvottelua, joka on verkon ominaisuus, instant messaging -systeemiä, joka on kuluttajasovelluksista siirtynyt yrityksiin, webcasting’ia ja etäyhteistyötä. T.120-standardilla eri laitteet saadaan puhumaan keskenään ja Open T.120-projekti on parhaillaan käynnissä.
Jaakko Kuosmanen korosti, että kaiuttimien kautta ei voi puhua luonnollisesti. Hän kertoi helposti muistettavan pikavinkin neuvottelupuhelun käytöstä:
1. soita jollekin henkilölle
2. paina 2 ja luuri (puhelu pitoon) ja soita toiselle henkilölle
3. paina 3 ja luuri (yhdistä)
Jatka iteratiivisesti 2 -> 3, kunnes olet saanut kaikki asianosaiset mukaan neuvottelupuheluun.
Asiapuhelin on puhelimen ja tietokoneen yhteiskäyttökonsepti. Jaakko Kuosmanen kertoi esimerkin tällaisesta yhteistyöstä. Hongkongissa näytettiin tietokoneen avulla uuden rakennuksen pohjapiirustus, johon Helsingissä olijat asensivat turvakamerat ja palvelimet ja Lontoossa olijat rupesivat sisustamaan tilaa. Kaikki näkivät kaiken.
Virtuaalitiimien samanaikainen kontakti voi toimia neljällä tasolla
1. Kahden henkilön välinen TAPSIT.
2. Yksilöt verkossa: TAPSIT ja mahdollisesti video. Jokainen on oman työpöytänsä ääressä, myös silloin, kun valtaosa osallistujista olisi samalla paikkakunnalla: näin osallistujat ovat kaikki samanarvoisessa asemassa. Tämä oli erinomainen vaihtoehto silloin, kun lennonjohtajat olivat lakossa ja kaikki koulutusluokat varattu SAPille.
3. Ryhmät verkossa: webcasting (Video + TAPSIT). Tämä on Jaakko Kuosmasen mielestä huonoin ratkaisu, koska tilanteeseen osallistuvat yksilöt ovat keskenään eriarvoisessa asemassa sen mukaan, minkä paikkakunnan ryhmässä sattuvat olemaan.
4. Yksisuuntainen webcasting.
TAPSITin hyvä puoli on, että virtuaalitiimeille ei tarvitse hankkia uusia laitteita tai ohjelmistoja, jos ihmisillä on jo tietokone ja puhelin. Puhelin on hyvä ja vahva autentikointimenetelmä: ihminen yleensä tunnistaa tutun henkilön äänen.
Kun rutiiniasiat ja valmistelevat asiat hoidetaan virtuaalitiimeissä, aidot kokoukset saadaan hoidetuksi nopeasti – jolloin aikaa jää kokouksen jälkeiselle vapaamuotoiselle tilaisuudelle: niissähän ihmiset oikeasti sanovat, mitä ajattelevat.
TAPSIT korvaa pitämättömät kokoukset, siis kokoukset, joita ei voida pitää, koska ei löydetä yhteistä aikaa. Tällöin ei voida sanoa, että TAPSITilla säästetään kustannuksia: pitämätön kokoushan ei maksa mitään. Toisaalta, jos TAPSITin avulla saadaan tulosta, se kannattaa, koska pitämätön kokous ei tuota tulosta.
Jaakko Kuosmanen neuvoi lähtemään liikkeelle heti hyötyjen saamiseksi. Ensin todetaan hyödyt. Sen jälkeen otetaan käyttöön nykyinen tekninen infrastruktuuri: jos ei investoida paljon, voidaan tarvittaessa helposti siirtyä uudempaan tekniikkaan. TAPSITia opetellaan käyttämällä: kyse on menetelmällisestä prosessista, siitä, miten töihin suhtaudutaan. Virtuaalityökalut ovat yhteisön, eivät yksilön työkaluja.
Sivu päivitetty 23.8.2004
Eija Kalliala