puhu bisnestä
bisneksen kanssa, iitee
ymmärtää iiteen
pilvi ja some
bisnekseen, panostathan
tietoturvaankin?
Keskustelu ”Tietohallinnon kriittisistä menestystekijöistä” oli vilkasta ja rönsyilevää, kun liiketoiminnan edustajat ja Haaga-Helian opettajat kohtasivat 11.5.2010.
Vesa Tiirikainen kertoi, että kuusikymppisenä, elämän suunnitelmansa puolivälissä, hän rajoitti työntekoaan kolmeen päivään viikossa ja ehti sitten kirjoittaa kirjoja ja TiVin blogia. Hän ammensikin alustukseensa ajatuksia vasta ilmestyneestä kirjastaan IT ja parempi bisnes.
Laman myötä johdon ote bisneksestä paranee. Tietohallinnon edustajien pitäisi puhua bisneksen edustajien kanssa bisneksestä eikä tuhlata kohtuuttomasti aikaa teknisten vempainten valintaan. Johtaminen muuttuu harvoin prosessimaiseksi; voisiko joku vastata koko prosessin toiminnasta riippumatta siitä, ketkä prosessissa toimivat?
Meitä pitkän linjan systeemityön ammattilaisia ilahdutti, kun Vesa Tiirikainen kertoi tietokeskeisen järjestelmäkehityksen palaavan. Tietokeskeisestihän järjestelmiä mallinnettiin 1980-luvun lopulla, kun pyrittiin eroon siitä, että sama tieto olisi yrityksen eri tietojärjestelmissä moneen kertaan, osa päivitettyinä, osa ei.
Vesa Tiirikainen esitteli tutkimuksia erilaisten tietojärjestelmähankkeiden ongelmien laadusta ja vakavuudesta taulukkomuodossa. Mielenkiintoista oli, että eniten ongelmia syntyy it-toiminnan tehostamisratkaisuissa; ulkoistamisessa tai teknisen infrastruktuurin uudistamisessa.
Tietojärjestelmiin liittyvien ongelmien syynä on useimmiten joko epäselvä tavoite tai se, että toteutetaan vain it-ratkaisua, mutta ei muuteta toimintatapaa.
Vesa Tiirikainen julisti, että ihminen on luonnostaan muutoshakuinen eikä muutosta vastustava. Tavoitteen pitää kuitenkin olla riittävän innostava. Mittarit ovat usein ongelmallisia: säästöjä henkilöstökuluissa on vaikea mitata päivittäin säästettyinä minuutteina, jos työtä tehdään yhtä kauan kuin ennen eivätkä palkkakustannukset pienene.
It-painotteisen muutoksen toimeenpanossa tärkeintä on:
- yhtenäisen tiedon merkitys
- sidosryhmien hallinta
- muutosta johtavan ydinryhmän valinta
- muutoksen johtaminen projektityön periaattein
- bisneshyötyjen varmistaminen läpi muutoksen.
It:lla on yhä suurempi rooli muutoksessa: miten järjestelmä toimii suhteessa prosesseihin ja organisaatioon?
Jarmo Hallikas valaisi meille tietohallinnon kiehtovaa ja monimutkaista maailmaa laatimallaan miellekartalla ja fläpeillä kuvaamillaan esimerkeillä. Tietohallinto vastaa toisaalta kehittämisestä, toisaalta jatkuvasta toiminnasta. Jos kaikki rahat kaadetaan kehittämishankkeisiin, jatkuvan toiminnan laitteet ja ohjelmistot saattavat rapautua vuosiksi. Liiketoimintayksikkö osaa määrittää liiketoiminnan tarpeet, mutta ei välttämättä ymmärrä, mihin tekniikka taipuu.
Usein järjestelmiä myydään bisnes-johtajille kauniilla lupauksilla, mutta tietohallinnon edustajien kanssa ei haluta keskustella, koska heidät koetaan lähinnä jarrumiehiksi. Menestyvä tietohallintojohtaja keskustelee bisneksen kanssa bisnes-kysymyksistä ja it:n kanssa it-kysymyksistä.
ITIL ratkaisee jatkuvan toiminnan organisoinnista yhdeksänkymmentä prosenttia. Miten loput kymmenen prosenttia hoidetaan? Aiemmin asiakkaan monimutkainen ongelma saatettiin huutaa sermin yli kollegoille: ”Kaverit, asiakkaalla on tällainen ongelma, mitäs sanotte?” Nyt yksi henkilö kirjaa ongelman järjestelmään ja toinen lukee sen sieltä, mikä hidastaa ongelman ratkaisuprosessia.
Yrityksissä tarvitaan edelleen pienen alueen syvällistä asiantuntemusta. Jos jotain osaamista tarvitaan vain muutama kuukausi vuodessa, osaaminen kannattaa ostaa ulkoa. Joskus saattaa olla järkevämpää palkata muutama henkilö hoitamaan tietty asia kuin hankkia sitä varten uusi tietojärjestelmä.
Pilvipalvelut ja sosiaalinen media ovat tulleet bisnekseen, ja niiden myötä tietoturvakysymysten merkitys on kasvanut. Yritys voisi palkata porukkaa hakkeroimaan ja katsomaan, missä kohdassa järjestelmä vuotaa. Sähköpostijärjestelmän lamautuminen vaikka vain puoleksi tunniksi voi olla iso taloudellinen katastrofi, jos yrityksen kaikki sopimukset laaditaan sähköpostitse.
Tietojärjestelmäkoulutus ei saisi olla pelkkää nappulatekniikkaa; olennaista olisi kertoa, miten järjestelmä palvelee toimintaa. Miksei eri järjestelmiin voisi olla samanlaista käyttöliittymää? Tietojärjestelmän lopullinen käyttäjäohjeistus kannattaa laatia liiketoiminnan näkökulmasta asiakasorganisaatiossa. Samalla pitäisi muuttaa ja kehittää liiketoimintaprosesseja.
It-infrastruktuuria pitäisi pyrkiä jatkuvasti yksinkertaistamaan. Kuitenkin näyttää siltä, että tietojärjestelmät tulevat yhä monimutkaisemmiksi ja kompleksisuuden hallinta nousee keskeiseksi. Kaikkia asioitahan ei voi tehdä yksinkertaisiksi; kännyköissäkin toiminnallisuus muuttuu koko ajan.
Tietojärjestelmien kehittämisessä viestinnällä on olennainen rooli. Myös hiljaista tietoa tarvitaan.